3.由于种种原因无法或不便进行口头沟通时。
4.彼此之间已经采用了书面或E-mail的沟通形式但问题尚未解决时。
需要注意的是，一般在同等条件下，宜优先采用当面沟通的方式。
1.语调适中，语速适度
电话沟通双方互不见面，不能获得对方的表情、动作等可视信息，全凭声音来进行信息交流。如果你愁眉苦脸，电话中的声音不可能是快乐的；如果你说话面带微笑，电波会把你的快乐传递过去。由于电话沟通容易产生“视觉联想”，因此，在进行电话沟通时，千万要把握好自己的语调，只有适中的语调，才能在简短的时间内，引起对方的注意并产生好感。
电话的基本功能是传送自然声调，但现在最好的电话也很难把真实的声音传递给对方。因此，电话交谈时，就不能根据平时说话的习惯，要有一种特殊的适合打电话的节奏和速度，太轻太重都会使对方听起来吃力而不清晰。因此，电话沟通时，语速、语调要随谈话的内容有所调节。